[아웃룩(outlook)] 메일 그룹 설정 후 간편하게 메일 전달하기

「90년대생 직장인」입니다.

오늘은 아웃룩(outlook) 사용 시 자주 메일을 전달하는 그룹을 설정해

간편하게 단체메일을 보내는 법에 대해 알아보겠습니다.

 

 

직장인의 대부분은 메일 관리를 위해 엑셀 다음으로 아웃룩을 많이 사용하죠.

하지만 아주 기본적인 부분만 사용하고 계실 텐데요.

루틴한 업무를 담당하시거나 메일로 주로 업무를 진행하시는 분들은

메일 수신자를 한 명씩 지정하느라 시간을 낭비하실지도 모르겠습니다.

이때 아웃룩에 '메일 그룹'이라는 기능을 알아두면 편리하게 메일 수신자를 지정할 수 있는데요.

아래 내용 살펴보시고 꼭 한 번씩 자신만의 메일 그룹들을 만들어보시길 바랍니다.

 

 

[메일 그룹의 기능]

본인이 원하는 메일 주소만을 모아 특정 그룹으로 설정 해 간편하게 수신자를 지정하는 방법으로

대부분 사내의 경우 팀명으로 메일 보내는 것과 같은 원리이며

"동기들!", "프로젝트 A" 등과 같이 특정 그룹을 형성해 메일 수신자 입력을 간소화하고

멤버 누락과 같은 실수를 줄일 수 있음

 

[메일 그룹 설정하기]

[1] 아웃룩 좌측 하단의 [탐색 모음]에서 [인물정보]를 선택

[2] [홈] 탭에서 [새 메일 그룹] 클릭

[3] [메일 그룹]새창의 이름에 그룹명 입력

(예시로 동기 그룹을 형성합니다.)

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[4] [메일그룹] 탭에서 [구성원 추가]를 클릭

[5] [새 전자 메일 연락처] 선택

(이 부분은 새로운 전자메일 주소를 선택하는 경우 사용합니다.)

**회사나 개인 메일을 사용하시는 경우, [outlook 연락처에서], [주소록에서 선택]을 선택하시면

 기존에 저장된 목록을 활용하여 쉽게 추가할 수 있습니다.

[6] [이름]과 [주소]에 필요정보 입력 후 확인!

***[outlook 연락처에서], [주소록에서 선택] 을 선택하시면 검색으로 바로 추가 가능합니다.

[7] 메일 그룹에 이메일 추가되었는지 확인! 비교를 위해 3명까지 임의 추가했습니다.

 

[8] [저장 후 닫기] 클릭

[9] [새 전자 메일] 창에서 [받는 사람]에 본인이 지정한 그룹명 작성

**자동 검색 기능을 통해 저는 "입"만 적어도 "입사동기들!!"이 뜨네요

[10] [그룹] 내 메일 주소가 제대로 들어가 있는지 [+] 버튼 클릭

[11] 최종 확인

- "입사동기들!!"그룹에 추가했던 동기 1/2/3의 메일 주소가 확장되어 있음

위 과정은 단순 확인을 위한 것으로 "입사동기들!!"이라고 메일을 보내도 3명의 수신자에게 전달됨

 

 

[메일 그룹]은 단순하지만 여러 그룹을 만들어 놓으면

메일 전달 시 수신자를 한 명씩 입력하지 않아도 되며

간혹 수신자 누락 실수를 예방할 수 있습니다. 

약간의 업무효율을 위해서라도 꼭! 한 번씩 사용해보세요~

 

「90년대생 직장생활」